Optimalisasi Data Digital untuk Penyederhanaan Prosedur Administratif
Namun, hingga saat ini, hanya 5 kementerian yang telah mempublikasikan cakupan informasi dalam basis data mereka yang dapat dimanfaatkan dan digunakan untuk menggantikan dokumen kertas dalam berkas prosedur administrasi. Prosedur administrasi yang telah dipublikasikan dan disebarluaskan tersebut sebagian besar kurang informasi tentang prosedur dan metode implementasi baru, sehingga gagal memfasilitasi pelaksanaannya; basis data nasional dan basis data khusus berdasarkan Keputusan No. 278/2025/ND-CP , Resolusi No. 214/NQ-CP , dan Resolusi No. 71/NQ-CP. Dan Resolusi No. 11/NQ-CP belum memenuhi persyaratan untuk pembaruan, konektivitas, dan berbagi yang lengkap dan akurat guna memanfaatkan dan mengurangi komponen berkas prosedur administratif.
Pada saat yang sama, melalui survei dan observasi di beberapa Pusat Pelayanan Administrasi Publik tingkat provinsi dan kecamatan dalam periode terakhir, selama proses penyelesaian prosedur administrasi, beberapa instansi dan organisasi masih mengharuskan warga dan pelaku usaha untuk memberikan informasi dan data yang sudah tersedia di basis data nasional, basis data khusus, atau memberikan informasi pribadi dan dokumen yang sudah terintegrasi ke dalam Aplikasi Identifikasi Elektronik Nasional (VNeID).
Selain itu, selama proses penanganan tugas, beberapa organisasi yang bukan lembaga administrasi negara (perusahaan, bank, perusahaan air, sekolah, dll.) mengharuskan individu untuk memberikan salinan yang telah dilegalisir meskipun mereka sudah memiliki dokumen asli untuk verifikasi, atau memberikan informasi dari dokumen yang telah diintegrasikan dan dibagikan melalui VNeID.
Situasi ini mencerminkan inkonsistensi dalam penerapan hukum, penanganan prosedur administratif, dan kerja lembaga serta organisasi; penggunaan kembali data dalam penanganan prosedur administratif terbatas, menyebabkan ketidaknyamanan dan menimbulkan biaya bagi pihak yang terlibat; dan hal ini menciptakan tekanan yang tidak perlu pada lembaga administrasi negara, terutama Komite Rakyat di tingkat kecamatan, ketika mereka harus melakukan prosedur administratif tambahan untuk memverifikasi informasi warga.
Dalam keadaan apa pun, warga negara atau bisnis tidak boleh diminta untuk memberikan kembali informasi yang sudah tersedia di basis data nasional.
Untuk melaksanakan secara ketat arahan Sekretaris Jenderal dan Komite Pengarah Pusat Bidang Ilmu Pengetahuan, Teknologi, Inovasi dan Transformasi Digital, sebagaimana diatur dalam Undang-Undang tentang Transformasi Digital, Keputusan No. 278/2025/ND-CP, Resolusi No. 66.7/2025/NQ-CP, Resolusi No. 214/NQ-CP, Resolusi No. 71/NQ-CP dan Resolusi No. 11/NQ-CP, Perdana Menteri meminta:
Para menteri, kepala lembaga setingkat menteri, lembaga pemerintah, dan ketua Komite Rakyat provinsi dan kota yang dikelola secara pusat. Segera selesaikan dan umumkan restrukturisasi proses prosedur administrasi untuk prosedur administrasi yang dokumen-dokumen yang dibutuhkannya digantikan oleh informasi dari basis data yang ditentukan dalam poin a, b, dan d Klausul 1 dan poin a Klausul 2 Pasal 7 Resolusi No. 66.7/2025/NQ-CP.
Mengarahkan instansi dan unit bawahan untuk secara teratur melakukan restrukturisasi proses penyampaian layanan publik daring menuju penyederhanaan, kemudahan, dan penggunaan kembali informasi dan data yang terhubung dan dibagikan untuk menyelesaikan prosedur administratif.
Menginstruksikan instansi, unit, dan individu terkait yang berwenang menangani prosedur administratif dalam lingkup manajemen mereka untuk secara proaktif memanfaatkan, menggunakan kembali, dan sama sekali tidak meminta warga negara dan bisnis untuk memberikan kembali informasi yang sudah tersedia dalam basis data nasional, basis data khusus, dan dokumen yang terintegrasi dan dibagikan dari VNeID. Berkoordinasi secara proaktif dengan kementerian yang mengelola basis data untuk segera menangani kasus informasi yang tidak lengkap, tidak akurat, atau sudah kadaluarsa dalam basis data.
Daftar komponen dokumen yang telah digantikan dengan data elektronik akan dipublikasikan dan diumumkan di portal elektronik, Portal Pelayanan Publik Nasional, dan di Pusat Pelayanan Terpadu; beserta petunjuk lengkap dan spesifik agar warga dan pelaku usaha dapat mengetahui dan memantau pelaksanaannya.
Memperkuat upaya komunikasi untuk meningkatkan kesadaran di antara organisasi dan bisnis di bawah manajemen mereka bahwa, ketika menangani masalah untuk individu, mereka tidak boleh meminta individu untuk memverifikasi informasi yang telah diberikan dan dibagikan melalui VNeID.
Meningkatkan kesadaran masyarakat dan dunia usaha tentang tanggung jawab lembaga negara dalam menggunakan kembali informasi dan data yang terhubung dan dibagikan untuk mempermudah prosedur administrasi; dan tanggung jawab warga negara dan dunia usaha untuk segera melapor ke saluran pengaduan kementerian, sektor, dan daerah ketika diminta untuk memberikan informasi dan dokumen tersebut.
Sinkronisasi dan penyebaran data pada Portal Layanan Publik Nasional menggunakan model "layanan satu pintu" terpusat.
Memperkuat proses penerimaan dan penyelesaian pengaduan dan permintaan dari warga dan pelaku usaha terkait penyediaan informasi dan dokumen yang dapat diakses dalam basis data dan VNeID; mempublikasikan hasil pengolahan sebagaimana diatur.
Dalam yurisdiksi mereka, mereka harus memperkuat inspeksi dan pengawasan terhadap pelaksanaan; segera memperbaiki dan menindak tegas pejabat dan pegawai negeri yang melanggar peraturan dan persyaratan terkait penggunaan kembali informasi dan data yang terhubung dan dibagikan untuk prosedur administrasi, yang menyebabkan ketidaknyamanan bagi warga dan bisnis.
Sistem manajemen basis data nasional, basis data khusus. Segera tinjau dan lengkapi publikasi ruang lingkup informasi dalam basis data yang dapat dimanfaatkan dan digunakan untuk menggantikan dokumen kertas dalam berkas prosedur administrasi di Portal Pelayanan Publik Nasional, sebagaimana dipersyaratkan dalam Pasal 6 ayat 1 Resolusi No. 66.7/2025/NQ-CP.
Secara bulanan, berikan informasi tentang hasil penyediaan data dan bagikan informasi dari basis data dengan kementerian, departemen, dan daerah untuk mengurangi prosedur administratif.
Segera fokus pada pembangunan dan penyelesaian basis data nasional dan khusus sebagaimana dipersyaratkan oleh Keputusan Menteri No. 278/2025/ND-CP, Resolusi No. 214/NQ-CP, Resolusi No. 71/NQ-CP, dan Resolusi No. 11/NQ-CP, serta menghubungkan dan berbagi data ke Pusat Data Nasional, memastikan bahwa data tersebut "akurat, lengkap, bersih, aktif, terpadu, dan untuk penggunaan bersama," menyinkronkan data induk dan data yang melayani penyelesaian prosedur administratif, dan menyebarkannya pada Portal Layanan Publik Nasional sesuai dengan model "layanan satu pintu digital" terpusat.
Kementerian, instansi setingkat kementerian, dan Komite Rakyat provinsi dan kota wajib memandu koneksi untuk eksploitasi dan penggunaan basis data, dengan secara jelas mengidentifikasi bidang informasi yang diperlukan untuk eksploitasi dan penggunaan; menerbitkan pedoman dan mengkoordinasikan pelaksanaan koneksi untuk eksploitasi dan penggunaan informasi dalam basis data sebagaimana dipersyaratkan dalam Pasal 6 ayat 2 Resolusi No. 66.7/2025/NQ-CP.
Mendukung otoritas lokal dalam pelatihan dan membimbing proses penanganan berkas pada sistem informasi prosedur administrasi terpusat kementerian dan sektor, dengan mengikuti pendekatan "praktis" bagi para pejabat yang menangani prosedur administrasi, terutama dalam memanfaatkan dan menyimpan informasi dalam komponen berkas yang dibagikan dari sistem informasi nasional, basis data khusus, dan VNeID.
Mengintegrasikan fungsi manajemen login terpusat menggunakan VNeID untuk akun pejabat, pegawai negeri sipil, dan karyawan publik yang terlibat dalam menangani prosedur administrasi.
Segera tinjau dan perbaiki kesalahan, perbarui dan pastikan keakuratan, kelengkapan, dan konsistensi data; secara teratur kembangkan, tingkatkan, integrasikan, dan hubungkan basis data dalam lingkup manajemen; dan ciptakan kondisi bagi otoritas yang berwenang untuk memanfaatkan dan menggunakan data untuk melayani penyelesaian prosedur administratif.
Mengkoordinasikan penanganan tepat waktu terhadap pengaduan terkait informasi yang tidak lengkap, tidak akurat, atau kedaluwarsa dalam basis data, memastikan bahwa warga dan pelaku usaha tidak perlu berulang kali mengirimkan dokumen tambahan karena kesalahan koneksi atau pembaruan data.
Mengimplementasikan integrasi fungsi manajemen login terpusat menggunakan VNeID untuk akun pejabat, pegawai negeri sipil, dan pimpinan yang terlibat dalam penyelesaian prosedur administrasi (termasuk sistem informasi penyelesaian prosedur administrasi dan perangkat lunak khusus) sebagaimana diatur dalam Pasal 39 ayat 1 Peraturan Pemerintah No. 69/2024/ND-CP tanggal 5 Juni 2024, tentang identifikasi dan otentikasi elektronik.
Kementerian Keamanan Publik mendesak kementerian-kementerian terkait untuk menghubungkan sistem informasi penyelesaian prosedur administrasi terpusat dengan sistem identifikasi dan otentikasi elektronik; dan memberikan panduan tentang pemanfaatan informasi warga dan pelaku usaha dalam aplikasi VNeID untuk melayani penyelesaian prosedur administrasi.
Pada saat yang sama, sesuai dengan fungsi dan tugas yang diberikan, mereka secara teratur membimbing, memeriksa, dan mengawasi pelaksanaan basis data nasional dan basis data khusus kementerian, sektor, dan daerah, untuk memastikan kemajuan dan kualitasnya.
Kementerian Ilmu Pengetahuan dan Teknologi segera memimpin dan berkoordinasi dengan kementerian dan lembaga terkait untuk melaksanakan tugas-tugas yang diberikan dalam Surat Resmi No. 39/TTg-KSTT tanggal 9 Januari 2026 dari Perdana Menteri, guna memastikan penyelesaian tepat waktu atas kesulitan dan hambatan yang dihadapi oleh kementerian, sektor, dan daerah dalam proses penerapan sistem informasi prosedur administrasi terpusat.
Kementerian Kehakiman akan memantau, mendorong, dan menyusun situasi dan hasil pelaksanaan Resolusi No. 66.7/2025/NQ-CP dan hasil pelaksanaan Surat Resmi ini, dalam kewenangannya, menyelesaikan kesulitan dan hambatan kementerian, sektor, dan daerah, dan segera melaporkan kepada Perdana Menteri mengenai masalah-masalah di luar kewenangannya.
Diperbarui 14 Februari 2026
